1.1 -Ce contrat concerne la fourniture et la livraison de matériels audiovisuels professionnels, c’est-à-dire l’ensemble des matériels destinés à être utilisés de manière intensive avec une fréquence soutenue et offrant une qualité d’usage élevée. L’Université de Montpellier est constituée de nombreux établissements, bureaux et services, nécessitant pour les enseignants et le personnel du matériel audiovisuel professionnel afin de répondre à leur besoin d’usage autonome de l’audiovisuel, ainsi que de répondre aux demandes croissantes en termes de création, de communication audiovisuelle et nouveaux médias. Dans le cadre de la captation et de la réalisation d’événements de prestige dans certains amphithéâtres, l’équipement audiovisuel autonome ne suffit pas pour répondre à des demandes audiovisuelles complexes et qualitatives de type TV (broadcast). Cela nécessite la création d’un lot dédié et adapté à des usages broadcast, ceux-ci devant être gérés par des techniciens audiovisuels qualifiés. L’accord-cadre a pour objet : – L’achat, – La livraison du matériel commandé (sauf envoi possible des petits accessoires), – L’évacuation de tous les emballages, – La fourniture des notices techniques (si disponible en langue française), – Le service après-vente / la maintenance. Cet accord-cadre fixe toutes les conditions d’exécution des prestations, il est exécuté au fur et à mesure de l’émission de bons de commande émis par le pouvoir adjudicateur. Lieux d’exécution : tous les sites de l’Université de Montpellier. Les prestations supplémentaires éventuelles facultatives proposées par le titulaire sont intégrées aux Bordereaux des prix unitaires.
1.2 – Décomposition du contrat Les prestations sont réparties en 2 lots :
· Lot 1 « Audiovisuel » : destiné à subvenir à la plupart des besoins en captation audiovisuelle pour les bureaux, services et les enseignants.
· Lot 2 « Broadcast » : destiné à équiper des amphithéâtres de prestige, des plateaux ou des studios pour la réalisation broadcast.
1.3 – Type d’accord-cadre L’accord-cadre sans minimum et avec maximum est passé en application des articles L.2125- 1 1°, R. 2162-1 à R. 2162-6, R. 2162-13 et R. 2162-14 du Code de la commande publique. Il donnera lieu à l’émission de bons de commande.
1.4 – Conditions d’attribution des bons de commande Les prestations feront l’objet de bons de commandes émis en fonction de la survenance des besoins. Les bons de commande seront notifiés par le pouvoir adjudicateur. Chaque bon de commande doit inclure les informations suivantes :
– Le nom ou la raison sociale du titulaire ;
– La date et le numéro du marché ;
– La date et le numéro du bon de commande ;
– La nature et la description des prestations à réaliser, y compris les prestations supplémentaires commandées ;
– Les lieux d’exécution des prestations ;
– Le montant du bon de commande.
Seuls les bons de commande signés par le représentant du pouvoir adjudicateur pourront être honorés par le ou les titulaires.
2 – Délais de livraison Les délais de livraison des prestations sont fixés de 7 jours à 30 jours ouvrés maximum à compter de la notification du bon de commande par le titulaire. Si le titulaire s’engage sur un délai inférieur dans son offre technique, ce délai s’applique. Le titulaire doit attester de la bonne réception de la commande dans un délai de 24h (en jour ouvré) par retour de mail. Ce délai est suspendu durant les périodes de fermeture de l’Université de Montpellier communiquées à l’avance par le pouvoir adjudicateur. Une prolongation du délai d’exécution peut être accordée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions de l’article 13.3 du CCAG-TIC.
3 – Caractéristiques des prix pratiqués. Les prestations sont réglées par des prix unitaires selon les stipulations de l’Acte d’engagement. Les prix figurant au contrat peuvent temporairement évoluer à la baisse dans le cadre des offres de prix promotionnelles que le titulaire propose à l’ensemble de sa clientèle. Le titulaire s’engage à informer l’acheteur par écrit de ces offres promotionnelles, lui permettant de donner une date d’effet certaine et la durée de validité de la promotion ainsi que la désignation précise des produits concernés, sans que le marché public ne nécessite d’avenant pour modifier les prix concernés.
4 – Chaque direction, composante ou laboratoire est libre d’acquérir du matériel vidéo dans le cadre du lot n°1 matériel audiovisuel. Dans le cadre de l’acquisition de matériel broadcast du lot n°2, l’équipe du Bureau de production audiovisuelle des Usages du Numérique (SUN), de la DSIN de l’Université, a pour mission de conseiller dans les projets d’acquisition en lien avec les services audiovisuels des composantes, s’ils existent. Deux modes de commande sont proposés par le titulaire. Pour les deux modes de commande, un minimum de commande de 30,00 € TTC devra être respecté par l’utilisateur.
– Commande hors-ligne Les utilisateurs pourront commander via l’interlocuteur unique SEMAP – 65 rue Stedo – 34690 Fabrègues – contact@semap.fr – 04 67 65 27 20.
– Commande en ligne Les utilisateurs pourront commander via une plateforme de commande en ligne : www.semap.fr. Le titulaire met gratuitement à disposition des utilisateurs de l’Université de Montpellier un système de commande en ligne afin de transmettre les bons de commande de manière dématérialisée. Ce système permet à chaque utilisateur de créer son propre compte. Un compte administrateur permettra à la DSIN de l’Université de Montpellier d’avoir un état des lieux global des commandes passées. Les utilisateurs de l’Université de Montpellier sont autorisés à commander des fournitures non prévues au Bordereau des prix unitaires pour les petites fournitures de moins de 300,00 € TTC.
5 – Stockage, emballage et transport Le stockage, l’emballage et le transport des fournitures sont effectués dans les conditions de l’article 20 du CCAG-TIC. Les emballages relèvent de la responsabilité du titulaire et restent sa propriété. Le transport s’effectue sous sa responsabilité jusqu’au lieu de livraison.
6 – Adresse de livraison Tous les sites de l’Université sont concernés par la présente consultation. L’adresse de livraison est précisée sur chaque bon de commande.
La livraison des fournitures, sur les sites de l’Université de Montpellier mentionnés sur les bons de commande, s’effectuera dans les conditions suivantes. Les fournitures sont conditionnées et emballées de façon à supporter sans dommage les risques inhérents au transport. Elles sont transportées aux risques exclusifs du titulaire. Le matériel est livré obligatoirement à l’endroit précis indiqué à la commande et souhaité par le service demandeur et éventuellement envoyé par voie postale pour les petits accessoires uniquement. Le titulaire du marché devra contacter l’émetteur de la commande pour fixer les modalités d’intervention au minimum 3 jours ouvrés avant la livraison. Les matériels livrés sont accompagnés d’un bon de livraison remis à la personne qui réceptionne le matériel. Le bon concerné contient les informations suivantes : – Désignation de l’article – Marque – Référence – Quantité – Adresse de livraison Consultation. Les fournitures commandées (sur Bordereau des prix unitaires ou sur catalogue) seront livrées franco de port. Le délai de livraison (ou d’envoi standard) des commandes est, à compter de la notification du bon de commande de : – 7 jours ouvrés maximum pour le matériel stocké par le titulaire ; – 30 jours ouvrés maximum pour le matériel non stocké par le titulaire.
7 – L’installation et la mise en service des équipements sont réalisées par les utilisateurs de l’Université de Montpellier. Si le titulaire du marché la propose, la prestation supplémentaire éventuelle « Forfait d’installation » pour le lot 2 pourra être commandée par les utilisateurs. Pour ce cas de figure, le titulaire assure l’installation et la mise en service des équipements.
8 – L’utilisateur teste le bon fonctionnement des équipements après leur installation et leur mise en service. Tout défaut constaté doit être corrigé sur site ou, en cas d’impossibilité, le matériel doit être échangé et livré dans un délai ne dépassant pas 4 jours ouvrés.
9 – Une assistance à distance sous la forme d’une hotline et d’une assistance sur site est proposée.
10 –Réparation de matériel garanti Lorsqu’un service signale une panne sur un matériel audiovisuel, le prestataire prend contact avec le service pour effectuer un premier diagnostic. Ce diagnostic permet de déterminer les pièces détachées et les équipements nécessaires à la réparation.
La réparation peut être effectuée sur place ou en atelier, en fonction du diagnostic. Si une réparation en atelier est nécessaire, le prestataire se charge de l’envoi du matériel. Après la réparation, le prestataire devra renvoyer le matériel, si nécessaire. Prêt de matériel : En cas de panne de matériels audiovisuels professionnels, un prêt gratuit de matériel peut être demandé, sous réserve de la disponibilité du stock du titulaire. Ce prêt pourra être demandé en cas d’indisponibilité du matériel supérieure à 5 jours ouvrés à compter de la prise en charge par le titulaire. Le prêt est effectif pendant toute la durée des réparations. Le titulaire doit mettre à disposition le matériel de prêt sous 5 jours ouvrés maximum à compter de la réception de la demande si celui-ci dispose du produit en stock. Ce matériel de prêt doit être équivalent en gamme au matériel immobilisé en attente de réparation ou commandé au titulaire et en attente de livraison. L’appareil devra être en état de fonctionner et en bon état de propreté.
11 – Il est attendu un service de réparation et/ou de dépannage pour le matériel acquis dans le cadre du présent accord-cadre et hors période de garantie. Le titulaire transmettra une proposition chiffrée détaillée au service demandeur dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la prise en charge du matériel. Lorsque le titulaire constate qu’un matériel est trop vétuste pour qu’il soit économiquement et/ou techniquement utile de le réparer, il le stipule dans son diagnostic en détaillant la pertinence de ce constat. Le service concerné choisira alors de procéder tout de même à la réparation, de le conserver en l’état ou de racheter un matériel neuf auprès du titulaire du présent accord-cadre.
12 – Le titulaire s’engage à fournir à la livraison toute documentation (papier ou en ligne) à jour permettant d’assurer le maintien et le fonctionnement correct du matériel. Celle-ci est rédigée en langue française ou si inexistant en anglais et fournie sans supplément de prix. Il propose une formation de prise en main audiovisuelle conformément au Bordereau des prix unitaires.
13 – La garantie de conformité pour l’ensemble des produits du présent accord-cadre (hors câblage) est de 2 ans (pièces, main d’œuvre et déplacement) à compter de la date de mise en service de l’appareil.
